Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, khai báo hải quan là một bước bắt buộc để hàng hóa được phép thông quan hợp pháp vào Việt Nam. Chỉ cần sai một chi tiết nhỏ như mã HS, trị giá khai báo hoặc thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể đối mặt với việc chậm hàng, phát sinh chi phí lưu kho, thậm chí bị xử phạt. Với nhiều doanh nghiệp mới nhập khẩu, quy trình này thường khá phức tạp vì liên quan đến nhiều thủ tục, hồ sơ và quy định pháp lý.

Khai báo hải quan nhập khẩu là gì? Khai báo hải quan nhập khẩu là quá trình doanh nghiệp cung cấp thông tin về lô hàng nhập khẩu cho cơ quan hải quan để thực hiện kiểm tra, tính thuế và cho phép thông quan. Thông tin khai báo thường bao gồm: Tên hàng hóa Mã HS Số lượng Trọng lượng Trị giá hàng Xuất xứ Thông tin người nhập khẩu Cảng/cửa khẩu nhập Chính sách mặt hàng Đây là bước bắt buộc đối với hàng nhập khẩu chính thức. Quy trình khai báo hải quan nhập khẩu từ A-Z Bước 1: Kiểm tra chính sách nhập khẩu của hàng hóa Đây là bước quan trọng nhất nhưng lại là lỗi phổ biến nhất. Trước khi hàng về, doanh nghiệp cần xác định: Hàng có được phép nhập khẩu không? Có thuộc diện cấm nhập không? Có cần giấy phép không? Có kiểm tra chuyên ngành không? Có cần kiểm dịch không? Có điều kiện nhập khẩu đặc biệt không? Ví dụ: Một số mặt hàng cần lưu ý: Mỹ phẩm Thực phẩm Máy móc cũ Thiết bị y tế Hóa chất Pin lithium Sản phẩm động thực vật Nếu bỏ qua bước này, rủi ro rất cao. Bước 2: Xác định đúng mã HS Mã HS quyết định gần như toàn bộ chính sách nhập khẩu. Mã HS ảnh hưởng đến: Thuế nhập khẩu Thuế VAT Kiểm tra chuyên ngành Chính sách quản lý Điều kiện nhập khẩu Nếu áp sai mã HS: Sai thuế Sai hồ sơ Hải quan bác tờ khai Phạt hành chính Chậm hàng Đây là bước cần làm cẩn thận. Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu Một bộ hồ sơ tiêu chuẩn thường gồm: Invoice (hóa đơn thương mại) Thể hiện: Giá trị hàng Người bán Người mua Điều kiện giao hàng Packing List Bao gồm: Quy cách đóng gói Số kiện Trọng lượng Kích thước Contract (nếu có) Hợp đồng mua bán. Bill of Lading / chứng từ vận chuyển Tùy loại hình vận chuyển. Certificate of Origin (CO) Nếu cần ưu đãi thuế. Catalog / hồ sơ kỹ thuật Thường dùng cho: Máy móc Thiết bị Điện tử Giấy phép chuyên ngành (nếu có) Ví dụ: Mỹ phẩm Thiết bị y tế Hóa chất Bước 4: Kiểm tra trị giá tính thuế Hải quan sẽ căn cứ trị giá khai báo để tính thuế. Doanh nghiệp cần xác định: Giá mua Phí vận chuyển Bảo hiểm (nếu áp dụng) Điều kiện giao hàng (FOB/CIF...) Nếu khai trị giá sai: Có thể bị tham vấn giá Điều chỉnh thuế Chậm thông quan Bước 5: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu cần) Nếu hàng thuộc diện quản lý: Kiểm tra chất lượng Kiểm dịch Kiểm nghiệm Xin giấy phép thì cần thực hiện trước hoặc song song. Nếu bỏ sót: Hàng sẽ không được thông quan. Bước 6: Truyền tờ khai hải quan điện tử Sau khi chuẩn bị đầy đủ dữ liệu, tiến hành khai báo qua hệ thống điện tử. Thông tin nhập: Mã doanh nghiệp Mã loại hình Mã HS Tên hàng Số lượng Trị giá Thuế Cửa khẩu Thông tin chứng từ Sau khi truyền, hệ thống sẽ phân luồng. Bước 7: Phân luồng hải quan Sau khi khai báo, tờ khai sẽ rơi vào một trong các luồng. Luồng xanh Nhanh nhất. Thông thường: Miễn kiểm tra hồ sơ Miễn kiểm hóa thực tế Chỉ cần hoàn tất nghĩa vụ thuế. Luồng vàng Kiểm tra hồ sơ. Hải quan sẽ xem: Invoice Packing List CO Chứng từ liên quan Nếu hồ sơ chuẩn → thông quan. Luồng đỏ Kiểm tra thực tế hàng hóa. Có thể: Mở kiện Kiểm đếm So khớp khai báo Luồng này mất thời gian hơn. Bước 8: Nộp thuế nhập khẩu Các loại thuế có thể phát sinh: Thuế nhập khẩu VAT Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) Thuế BVMT (nếu có) Chỉ khi hoàn tất nghĩa vụ thuế thì hàng mới đủ điều kiện thông quan. Bước 9: Kiểm hóa (nếu có) Nếu bị luồng đỏ hoặc nghi vấn: Hải quan có thể kiểm tra thực tế. Kiểm tra: Chủng loại Số lượng Tình trạng Mã HS phù hợp Bước 10: Thông quan hàng hóa Sau khi: Hồ sơ hợp lệ Thuế hoàn tất Kiểm tra đạt yêu cầu Hải quan cho phép thông quan. Đây là thời điểm hàng được phép lưu thông hợp pháp. Bước 11: Nhận hàng và vận chuyển nội địa Sau thông quan: Nhận hàng Điều phối xe Trung chuyển về kho Ví dụ: Hà Nội Bắc Ninh Hải Phòng TP.HCM Bình Dương Những lỗi doanh nghiệp hay gặp Các lỗi phổ biến: ❌ Sai mã HS ❌ Thiếu chứng từ ❌ Sai trị giá khai báo ❌ Thiếu giấy phép ❌ Chưa kiểm tra chuyên ngành ❌ Khai sai tên hàng ❌ Hồ sơ kỹ thuật không đầy đủ Đây là nguyên nhân gây chậm hàng nhiều nhất. Vì sao nên dùng dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp? Tự làm có thể tiết kiệm phí nhưng rủi ro cao. Một đơn vị chuyên nghiệp giúp: ✅ Tra mã HS chính xác ✅ Kiểm tra chính sách nhập khẩu ✅ Chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn ✅ Khai báo đúng quy định ✅ Hỗ trợ xử lý phát sinh ✅ Tăng tốc thông quan Laso Logistics – Dịch vụ khai báo hải quan nhập khẩu trọn gói Laso Logistics hỗ trợ doanh nghiệp từ A-Z: ✅ Tra mã HS ✅ Kiểm tra chính sách nhập khẩu ✅ Tư vấn kiểm tra chuyên ngành ✅ Chuẩn bị hồ sơ ✅ Khai báo hải quan ✅ Xử lý thông quan ✅ Vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam Liên hệ Laso Logistics Website: logistics-laso.com Email: lasovietnamlogs@gmail.com Hotline: +84 986 711 888 Laso Logistics – Khai báo hải quan nhanh chóng, đúng pháp lý, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp nhập khẩu.